Nên làm gì khi đơn hàng bị kẹt ở hải quan?

Đơn hàng quốc tế bị đứng im trạng thái ở khâu kiểm hóa hải quan là sự cố rất phổ biến. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp giúp bạn hiểu rõ lý do và cách chủ động xử lý để giải phóng gói hàng nhanh chóng.

1. Trạng thái "Đơn hàng bị giữ tại hải quan" nghĩa là gì?

Trạng thái này (thường hiển thị là Customs hold, Held in customs hoặc Awaiting customs clearance) có nghĩa là bưu kiện quốc tế của bạn đã đến cửa khẩu của nước nhận nhưng tạm thời chưa được thông qua để chuyển giao cho đơn vị chuyển phát nội địa. Hàng hóa đang được lưu kho hải quan để chờ kiểm tra hồ sơ, xác minh giá trị hoặc kiểm hóa thực tế.

2. Tại sao gói hàng của tôi lại bị giữ ở hải quan?

Một số lý do phổ biến bao gồm:

• Thiếu chứng từ: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) đi kèm gói hàng bị mất, rách hoặc thiếu thông tin người nhận.
• Khai báo sai lệch giá trị (Undervaluation): Hải quan nghi ngờ giá trị khai báo trên nhãn thấp hơn nhiều so với giá trị thực tế của sản phẩm nhằm trốn thuế.
• Nghi ngờ chứa hàng cấm: Gói hàng chứa các mặt hàng nằm trong danh mục cấm hoặc hạn chế nhập khẩu (như thực phẩm tươi sống, thuốc, hóa chất, hàng nhái thương hiệu).
• Chờ nộp thuế: Gói hàng có giá trị vượt hạn mức miễn thuế và cần người nhận đóng thuế nhập khẩu/VAT trước khi thông quan.
• Kiểm tra xác xuất: Gói hàng bị chọn ngẫu nhiên để kiểm hóa trực tiếp theo quy định kiểm soát của hải quan.

3. Tôi cần làm gì khi đơn hàng bị giữ tại hải quan?

• Tra cứu hành trình chi tiết: Nhập mã vận đơn lên các trang tra cứu đa kênh như Parcel Detect để xem bưu cục có ghi chú lý do giữ hàng hay không.
• Liên hệ hãng vận chuyển: Hãy gọi ngay cho hotline hỗ trợ khách hàng của đơn vị chuyển phát (như DHL, FedEx, UPS hoặc bưu điện địa phương). Họ là bên trực tiếp làm thủ tục thông quan cho đơn hàng của bạn nên sẽ nắm rõ nhất lý do và các giấy tờ cần bổ sung.
• Cung cấp chứng từ bổ sung: Nếu được yêu cầu, hãy nhanh chóng gửi bản chụp hóa đơn mua hàng, biên lai thanh toán từ sàn thương mại điện tử để hải quan xác minh giá trị món hàng.

4. Gói hàng sẽ bị kẹt ở hải quan trong bao lâu?

Thời gian thông quan rất khó dự đoán chính xác. Có những bưu kiện chỉ bị giữ từ 2 đến 5 ngày làm việc để bổ sung giấy tờ. Tuy nhiên, nếu hồ sơ phức tạp hoặc vào mùa cao điểm ùn ứ hàng hóa, thời gian này có thể kéo dài từ vài tuần đến cả tháng. Sự chủ động phối hợp cung cấp thông tin của bạn sẽ quyết định tốc độ thông quan của gói hàng.

5. Tôi có phải đóng thuế để nhận lại gói hàng không?

Nếu trị giá gói hàng (gồm tiền hàng + phí vận chuyển) vượt quá hạn mức miễn thuế (De Minimis) của nước nhận, bạn bắt buộc phải đóng thuế nhập khẩu và thuế VAT thì cơ quan hải quan mới giải phóng bưu kiện.

6. Làm thế nào để nộp tiền thuế hải quan?

Thông thường, hãng vận chuyển (như DHL, FedEx, UPS...) sẽ đứng ra ứng trước tiền thuế để thông quan gói hàng trước, sau đó họ gửi thông báo yêu cầu bạn thanh toán lại. Bạn có thể chuyển khoản trực tuyến cho hãng hoặc đóng tiền mặt trực tiếp cho bưu tá khi họ mang hàng đến giao. Nếu gửi qua bưu điện thường, bạn có thể phải đến trực tiếp bưu cục khai thác hải quan địa phương để làm thủ tục và nộp thuế.

7. Điều gì xảy ra nếu tôi từ chối nộp thuế nhập khẩu?

Nếu bạn từ chối thanh toán các khoản thuế và phụ phí liên quan, bưu kiện sẽ bị lưu kho hải quan vô thời hạn cho đến khi quá hạn bưu cục sẽ tiến hành tiêu hủy hoặc hoàn trả lại cho người gửi (chi phí vận chuyển quay đầu do người gửi hoặc người mua tự chịu tùy thỏa thuận).

8. Tôi có quyền khiếu nại nếu mức thuế bị tính quá cao không?

Hoàn toàn được. Nếu bạn có bằng chứng rõ ràng (như hóa đơn mua hàng gốc, lịch sử giao dịch thẻ ngân hàng) chứng minh hải quan đã định giá sai hoặc áp sai mã HS dẫn đến thuế quá cao, bạn có thể gửi yêu cầu tra soát lại mức thuế thông qua đơn vị chuyển phát trước khi ký nhận hàng và nộp thuế.

9. Làm sao để tránh gặp sự cố hải quan cho các đơn hàng sau?

• Luôn khai báo trung thực tên mặt hàng và giá trị thực tế trên tờ khai hải quan.
• Đảm bảo người gửi dán đầy đủ hóa đơn mua hàng bên ngoài hộp.
• Tìm hiểu trước danh mục hàng cấm hoặc hàng hạn chế nhập khẩu của nước nhận.
• Ưu tiên chọn các sàn thương mại điện tử có hỗ trợ thu hộ thuế nhập khẩu/VAT ngay khi thanh toán (DDP/IOSS).

10. Phải làm gì nếu bưu kiện bị hải quan tịch thu?

Nếu gói hàng bị hải quan tịch thu do chứa hàng cấm hoặc hàng giả nhãn hiệu, cơ quan hải quan sẽ gửi biên bản thông báo lý do tịch thu về địa chỉ người nhận. Trong trường hợp này, gói hàng sẽ không được hoàn trả hay đền bù, và tùy thuộc vào mức độ vi phạm pháp luật bưu chính, người nhận có thể phải chịu thêm các chế tài phạt hành chính từ cơ quan chức năng.