Vì sao đơn hàng bị giữ lại kiểm tra hải quan?

Trạng thái vận đơn hiển thị "Giữ lại kiểm tra hải quan" (Customs hold/inspection) luôn là thông tin gây sốt ruột nhất cho người nhận. Khi gặp trạng thái này, bạn thường không biết phải chờ trong bao lâu, và mã vận đơn có thể đứng im suốt nhiều ngày hoặc thậm chí vài tuần.

1. Quy trình kiểm hóa thực tế diễn ra như thế nào?

Mỗi ngày, cơ quan hải quan phải tiếp nhận và xử lý hàng nghìn, hàng vạn gói hàng. Phần lớn bưu kiện sẽ đi qua hệ thống máy quét tự động. Nếu thông tin khai báo điện tử (như mô tả hàng hóa, mã HS, trị giá) trùng khớp với hình ảnh quét, gói hàng sẽ được thông quan tự động rất nhanh.

Tuy nhiên, một số gói hàng sẽ bị giữ lại để "kiểm hóa thủ công" (kiểm tra thực tế). Nguyên nhân thường do:

• Hệ thống cảnh báo nghi vấn: Máy quét phát hiện hình ảnh bên trong hộp có dấu hiệu nghi ngờ hoặc không khớp với tờ khai.
• Chứng từ không rõ ràng: Thiếu hóa đơn thương mại, thiếu thông tin người nhận hoặc tờ khai hải quan đi kèm bị mờ, rách.
• Kiểm tra xác suất ngẫu nhiên: Hệ thống tự động chọn ngẫu nhiên một tỷ lệ phần trăm hàng hóa để kiểm tra nhằm đảm bảo tính tuân thủ pháp luật.

Khi gói hàng bị giữ lại kiểm tra trực tiếp, công chức hải quan sẽ mở hộp, đối chiếu hàng hóa thực tế với thông tin khai báo trên hóa đơn. Việc này mất khá nhiều thời gian, đặc biệt là vào các đợt cao điểm mua sắm.

2. Tại sao thời gian kiểm tra lại kéo dài?

Lý do lớn nhất là tình trạng quá tải. Vào các dịp cao điểm (như lễ Tết, Giáng sinh), các trung tâm khai thác hải quan thường bị ùn ứ hàng hóa. Một gói hàng lẽ ra chỉ mất 15 phút kiểm tra thủ công có thể phải xếp hàng chờ đợi 3 đến 5 ngày mới đến lượt xử lý.

Sau khi kiểm tra xong và xác nhận hàng hóa hợp lệ, nhân viên hải quan cần niêm phong lại hộp và bàn giao lại cho đơn vị chuyển phát. Quy trình bàn giao này cũng có thể mất thêm từ 24 đến 48 giờ.

3. Những lỗi khai báo dễ khiến gói hàng bị giữ lại

Có một số lỗi khai báo rất dễ kích hoạt cảnh báo của hệ thống hải quan:

• Mô tả hàng hóa chung chung: Khai báo bằng các từ quá mơ hồ như "Quà tặng" (Gift), "Đồ điện tử" (Electronics) hoặc "Mẫu thử" (Sample) mà không ghi rõ mặt hàng cụ thể là gì.
• Khai thấp giá trị hàng hóa (Undervaluation): Ví dụ khai một chiếc điện thoại giá trị 500 USD nhưng chỉ ghi trị giá 20 USD để trốn thuế. Nhân viên hải quan có nghiệp vụ định giá hàng hóa; nếu phát hiện nghi vấn, họ sẽ giữ hàng lại và yêu cầu bạn cung cấp hóa đơn mua hàng thực tế.
• Hàng giả, hàng nhái thương hiệu: Các sản phẩm mang nhãn hiệu lớn (như Rolex, Louis Vuitton, Apple) thường bị kiểm tra rất kỹ để xác minh xem có phải hàng giả hay không.

4. Người nhận có thể làm gì để đẩy nhanh tiến độ?

Khi gói hàng đã bị giữ kiểm hóa, bạn hầu như không thể can thiệp để thúc ép quy trình nhanh hơn. Việc gọi điện lên cơ quan hải quan thường không mang lại kết quả vì bộ phận hỗ trợ khách hàng không thể tác động đến bộ phận kiểm hóa trực tiếp tại kho bãi.

Cách tốt nhất là chủ động theo dõi thông tin từ phía đơn vị chuyển phát nhanh (như DHL, FedEx, bưu điện...). Nếu hải quan yêu cầu bổ sung thông tin (như hóa đơn mua hàng, ảnh chụp giao dịch thanh toán hoặc chứng minh thư), hãy gửi các giấy tờ này cho hãng vận chuyển càng sớm càng tốt để họ thay mặt bạn làm việc với hải quan.

5. Bị giữ bao lâu thì cần liên hệ hỗ trợ?

Thông thường, thời gian thông quan kiểm hóa tại các quốc gia dao động từ 3 đến 10 ngày làm việc.

Nếu đơn hàng của bạn bị kẹt tại hải quan quá 2 tuần mà không nhận được bất kỳ thông báo hay yêu cầu bổ sung thông tin nào, bạn nên liên hệ ngay với đơn vị vận chuyển để yêu cầu họ kiểm tra trạng thái hoặc mở cuộc tra cứu. Có khả năng gói hàng đã gặp sự cố thất lạc, hoặc đã bị tịch thu mà thông báo chưa gửi tới bạn.